Všetko čaká na vás.
Platby, nábor aj každodenný chod sa zastavia bez vášho rozhodnutia.
OPERFRAME · MANAGED BACK OFFICE
Viac podnikania.Menej rutiny.
Vy určujete smer.
My zabezpečujeme každodenný chod back office — s jasnou zodpovednosťou a kontrolou.
O ČO SA POSTARÁME
- Ľudia a mzdy
- Finančné operácie
- Procesy a IT
Jeden prevádzkový partner.
Ucelený systém.
Nemali by ste byť najvyťaženejším zamestnancom vlastnej firmy.
Zodpovednosť nie je jasná.
Úlohy sa strácajú medzi tímom, účtovníkom a externými partnermi.
Informácie skladáte ručne.
Dokumenty, tabuľky a správy nedávajú jasný podklad na rozhodovanie.
Firma rastie. Administratíva tiež.
Každá nová pobočka prináša ďalšie schvaľovanie a duplicitnú prácu.
Cieľom nie je pomôcť majiteľovi zvládnuť viac. Cieľom je firma, ktorá potrebuje menej každodenných zásahov.
Začnime prevádzkovým prehľadom firmy.
Operational Review ukáže, ktoré procesy závisia od majiteľa, kde sa strácajú informácie a zodpovednosť a čo zmeniť ako prvé.
Dohodnúť Operational ReviewUž viete, ktorý proces potrebujete riešiť? Môžeme rovno prebrať jeho rozsah.
OPERFRAME
Operational Review
Operational Review
- Rozhovor s majiteľom a kľúčovými ľuďmi
- Prehľad mzdových, finančných a administratívnych procesov
- Mapa problémov, rizík a rýchlych zlepšení
- Priority a praktický plán na 90 dní
- Čo ponechať interne, automatizovať alebo odovzdať OPERFRAME
Pochopiť. Nastaviť. Prevádzkovať.
Pochopiť, čo vás brzdí
Nájsť úzke miesta, závislosť od majiteľa a medzery v kontrolách. Dohodnúť priority a plán.
Vybudovať funkčný systém
Zaviesť procesy, roly, rozhodovacie právomoci a nástroje. Pomôcť tímu systém používať.
Viesť dohodnutú prevádzku
Prevziať pravidelné operácie s jasnou zodpovednosťou, termínmi, kontrolami a prehľadom pre vedenie.
Dve kľúčové oblasti. Denne pod kontrolou.
Pravidelné operácie s jasnou zodpovednosťou, termínmi, kontrolami a prehľadom pre vedenie.
Mzdové a personálne operácie
Riadime proces od zmeny zamestnanca po kontrolovanú výplatu. Zbierame podklady, spravujeme dokumenty, koordinujeme výpočet a kontrolujeme výstupy.
- Pracovný čas, absencie a variabilné odmeny
- Nástupy, zmeny zmlúv, odchody a e-podpisy
- Koordinácia externého spracovateľa miezd
- Príprava výplat, pásky a otázky zamestnancov
- Mesačná uzávierka a reporting
Finančné operácie
Riadime doklady, schvaľovanie a platby medzi firmou, vedením a externým účtovníkom — od prijatia faktúry po prípravu platby.
- Centrálny príjem a kontrola dokladov
- Schvaľovacie pravidlá a platobný kalendár
- Príprava platieb a kontrola splatností
- Pohľadávky, odsúhlasenia a chýbajúce doklady
- Koordinácia s účtovníkom a daňovým poradcom
Systém, ktorý drží všetko pohromade.
Procesy a znalosti
Roly, právomoci, pracovné postupy, znalostná báza a odovzdanie tímu.
Systémy a automatizácia
Digitálne formuláre, e-podpisy, integrácie a schvaľovanie. Najprv proces, potom softvér.
Reporting a kontroly
Prehľad pre vedenie, KPI, odsúhlasenia a kontrola odchýlok.
Zdieľané služby
Spoločný prevádzkový model pre viac spoločností, pobočiek a krajín.
Čo sa vo firme zmení.
- Bežné rozhodnutia prestanú končiť u majiteľa.
- Bude jasné, kto zodpovedá a kto rozhoduje.
- Mzdy, platby a dokumenty získajú predvídateľný proces.
- Vedenie získa pravidelný prehľad o termínoch a problémoch.
- Znalosti nezostanú iba v hlavách jednotlivcov.
- Rast nebude znamenať budovanie back office od nuly.
Od jasných priorít k spoľahlivej prevádzke.
- 01
Diagnostika
Mapa problémov a príležitostí.
- 02
Priority
Dohodnuté výsledky a praktický plán.
- 03
Zavedenie systému
Roly, procesy, kontroly a nástroje.
- 04
Odovzdanie tímu
Zamestnanci vedia systém používať.
- 05
Prevádzka
OPERFRAME vedie dohodnuté operácie.
- 06
Rast
Model sa rozširuje na nové pobočky, spoločnosti a krajiny.
Váš účtovník môže zostať.
Zachováme osvedčeného účtovníka, daňového poradcu aj funkčné systémy. Riadime prevádzkovú vrstvu medzi firmou a špecialistom. Pre kompletné riešenie zapojíme vhodného partnera.
Platby podľa dohodnutých právomocí.
Prepare
Pripravíme platobný zoznam alebo súbor. Platby vykoná klient.
Prepare & Approve
Vytvoríme platby v bankovom systéme. Schváli ich oprávnená osoba klienta.
Managed Payments
Len po osobitnej dohode: tvorba a vykonávanie platieb v schválených limitoch.
Managed Payments vyžaduje maticu oprávnení, bankový mandát, oddelenie rolí, ochranu proti podvodom, dohodnutú zodpovednosť a poistné krytie. Klient zabezpečí financovanie a dohľad. Regulované úkony patria oprávneným špecialistom; fyzická kontrola hotovosti klientovi.
Obchodné rozhodnutia, úplné vstupné údaje, schválenia a financovanie zostávajú klientovi. OPERFRAME zbiera, kontroluje, koordinuje a vykonáva dohodnuté kroky. Regulované činnosti vykonávajú oprávnení špecialisti.
Skúsenosť, na ktorej sa dá stavať.
Anonymizované príklady z predchádzajúcej praxe zakladateľa. Nejde o výsledky novej značky OPERFRAME.
Česko · Nemecko · FrancúzskoRastúca maloobchodná skupina
Oddelené procesy nahradil spoločný príjem požiadaviek, jasné roly, digitálne formuláre, kalendár a koordinácia partnerov. Výsledkom je opakovateľný model miezd, financií a riadenia znalostí pre tri krajiny.
Spustenie prevádzky v 6 krajináchDve centrá zdieľaných služieb
Roztrieštené funkcie dostali spoločný model, roly, pracovné postupy, KPI a plán prechodu. Vybudované dve SSC; spustená prevádzka v štyroch krajinách EÚ a dvoch mimo EÚ.
Viac než 40 kanceláriíService Desk a HR Helpdesk
Rôzne kanály nahradil jednotný príjem, kategórie, smerovanie, eskalácia a znalostná báza. Model bol zavedený vo viac než 40 kanceláriách.
Prevádzková skúsenosť. Funkčný systém.
OPERFRAME založil Pavlo Bodrylov, odborník na business operations, HR a organizačnú transformáciu. Medzinárodnú skúsenosť spájame so sieťou lokálnych mzdových, účtovných, právnych a IT špecialistov. Rozsah a zodpovednosť sú vždy dohodnuté.
Pavlo Bodrylov · LinkedIn16+rokov praxe zakladateľa
2vybudované SSC
6krajín pri spustení operácií
≤800zamestnancov v obsluhovanej organizácii
40+kancelárií pri zavádzaní helpdesku
15+ / 5 000+krajín / zamestnancov v medzinárodnej praxi
Jeden štandard služieb.
Cena zodpovedá objemu, zložitosti a dohodnutému rozsahu. Kvalitu nedelíme na Basic, Pro a Premium.
Rozhoduje počet zamestnancov a zmien, doklady, transakcie, spoločnosti, krajiny, platobný model a ďalšie moduly. Softvér a rozsah práce uvedieme v ponuke.
Predtým, než začneme.
Musíme odovzdať celý back office?
Nie. Začnite diagnostikou, projektom alebo jednou funkciou. Ďalší krok dohodneme podľa vašich potrieb.
Musíme zmeniť účtovníka alebo softvér?
Nie. Zachováme, čo funguje, a koordinujeme existujúcich špecialistov. Nové nástroje riešia konkrétny problém.
Kto schvaľuje mzdy a platby?
Klient si ponecháva obchodné rozhodnutia, úplné údaje, schválenia a financovanie. Vykonávanie platieb si vyžaduje osobitne dohodnuté právomoci a kontroly.
Čo pripraviť na prvý rozhovor?
Stručne opíšte firmu, tím a úlohy, ktoré vám berú čas. Čo chcete zlepšiť alebo odovzdať?
Čo chcete dostať zo svojho stola?
Porozprávajme sa o firme a každodenných úlohách, ktoré vás odvádzajú od jej riadenia. Spolu nájdeme vhodný prvý krok.