Tout attend votre décision.
Les paiements, les recrutements et les opérations courantes dépendent de vous.
OPERFRAME · MANAGED BACK OFFICE
Place à votre activité.Moins de routine.
Vous fixez le cap.
Nous assurons le fonctionnement quotidien du back-office, avec des responsabilités claires et un suivi rigoureux.
CE QUE NOUS PRENONS EN CHARGE
- Personnel et paie
- Opérations financières
- Processus et IT
Un partenaire opérationnel.
Un système cohérent.
Vous ne devriez pas être la personne la plus occupée de votre propre entreprise.
Les responsabilités sont floues.
Les tâches se perdent entre l’équipe, le comptable et les prestataires.
Les informations sont rassemblées à la main.
Documents, tableaux et messages ne donnent pas une vision fiable.
La croissance multiplie les tâches administratives.
Chaque nouveau site ajoute des validations et du travail en double.
Le but n’est pas d’aider le dirigeant à en faire davantage, mais de bâtir une entreprise qui nécessite moins de son intervention quotidienne.
Commençons par une revue opérationnelle.
L’Operational Review identifie les processus dépendants du dirigeant, les pertes d’information et de responsabilité, ainsi que les premières améliorations à apporter.
Discuter de l’Operational ReviewVous savez déjà quel processus améliorer ? Nous pouvons en définir directement le périmètre.
OPERFRAME
Operational Review
Operational Review
- Échange avec le dirigeant et les personnes clés
- Revue des processus de paie, financiers et administratifs
- Cartographie des problèmes, risques et améliorations rapides
- Priorités et plan concret sur 90 jours
- Ce qui reste en interne, s’automatise ou peut être confié à OPERFRAME
Comprendre. Structurer. Exploiter.
Comprendre les freins
Identifier les blocages, la dépendance au dirigeant et les lacunes de contrôle. Définir les priorités.
Bâtir un système opérationnel
Mettre en place processus, rôles, pouvoirs de décision et outils. Accompagner leur adoption par l’équipe.
Prendre en charge les opérations
Gérer le périmètre convenu avec des responsabilités, délais, contrôles et points de suivi clairs.
Deux fonctions clés. Maîtrisées au quotidien.
Des opérations récurrentes avec des responsabilités claires, des échéances, des contrôles et une visibilité régulière pour la direction.
Opérations de paie et administration du personnel
Nous pilotons le processus depuis les changements concernant les salariés jusqu’au paiement contrôlé : collecte des données, documents, coordination du calcul et vérification des résultats.
- Temps de travail, absences et rémunération variable
- Entrées, avenants, départs et signatures électroniques
- Coordination du prestataire externe de paie
- Préparation des paiements, bulletins et questions des salariés
- Clôture mensuelle et reporting
Opérations financières
Nous pilotons les documents, validations et paiements entre l’entreprise, la direction et le comptable externe, de la réception de la facture à la préparation du paiement.
- Réception centralisée et contrôle des justificatifs
- Règles de validation et calendrier de paiement
- Préparation des paiements et contrôle des échéances
- Créances, rapprochements et pièces manquantes
- Coordination avec le comptable et le conseil fiscal
Le système qui relie l’ensemble.
Processus et connaissances
Rôles, pouvoirs de décision, procédures, base de connaissances et transmission à l’équipe.
Systèmes et automatisation
Formulaires numériques, signatures électroniques, intégrations et validations. Le processus avant le logiciel.
Reporting et contrôles
Visibilité pour la direction, indicateurs, rapprochements et gestion des écarts.
Services partagés
Un modèle opérationnel commun à plusieurs entités, sites et pays.
Ce qui change dans votre entreprise.
- Les décisions courantes ne remontent plus toutes au dirigeant.
- Chacun sait qui est responsable et qui décide.
- Paie, paiements et documents suivent des processus prévisibles.
- La direction dispose d’un suivi régulier des échéances et problèmes.
- Les connaissances ne restent pas dans la tête de quelques personnes.
- La croissance n’impose pas de reconstruire le back-office.
De la clarté à des opérations fiables.
- 01
Diagnostic
Une carte des problèmes et opportunités.
- 02
Priorités
Des résultats convenus et un plan concret.
- 03
Mise en place
Rôles, processus, contrôles et outils.
- 04
Transmission
Une équipe capable d’utiliser le système.
- 05
Exploitation
OPERFRAME gère les opérations convenues.
- 06
Croissance
Le modèle s’étend à de nouveaux sites, entités et pays.
Votre comptable peut rester.
Conservez votre comptable, votre conseil fiscal et vos outils efficaces. Nous gérons la couche opérationnelle entre l’entreprise et les spécialistes. Pour une solution complète, nous mobilisons les partenaires adaptés.
Des paiements dans un cadre défini.
Prepare
Nous préparons la liste ou le fichier de paiement. Le client exécute les paiements.
Prepare & Approve
Nous créons les paiements dans le système bancaire. Une personne habilitée du client les approuve.
Managed Payments
Uniquement sur accord distinct : création et exécution des paiements dans les limites préalablement approuvées.
Managed Payments nécessite une matrice des habilitations, des mandats bancaires, une séparation des fonctions, des contrôles antifraude, ainsi qu’une responsabilité contractuelle et une couverture d’assurance convenues. Le client assure financement et supervision. Les actes réglementés restent confiés aux professionnels habilités ; le contrôle physique des espèces reste à la charge du client.
Le client conserve les décisions commerciales, la fourniture des données complètes, les validations et le financement. OPERFRAME collecte, vérifie, coordonne et exécute les étapes convenues. Les actes réglementés relèvent des professionnels habilités.
Une expérience sur laquelle construire.
Exemples anonymisés issus du parcours antérieur du fondateur. Ces résultats ne sont pas attribués à la nouvelle marque OPERFRAME.
Tchéquie · Allemagne · FranceUn groupe de distribution en croissance
Des processus locaux séparés ont été réunis autour d’un point d’entrée commun, de rôles clairs, de formulaires numériques, d’un calendrier et d’une coordination des prestataires. Résultat : un modèle reproductible de paie, finance et gestion des connaissances pour trois pays.
Lancement dans 6 paysDeux centres de services partagés
Des fonctions dispersées ont reçu un modèle commun, des rôles, procédures, indicateurs et un plan de transition. Deux centres ont été construits et les opérations lancées dans quatre pays de l’UE et deux hors UE.
Plus de 40 bureauxService Desk et HR Helpdesk
Les canaux dispersés ont été remplacés par un point d’entrée, des catégories, un routage, des escalades et une base de connaissances. Le modèle a été déployé dans plus de 40 bureaux.
L’expérience opérationnelle. Un système commun.
OPERFRAME a été fondé par Pavlo Bodrylov, spécialiste des opérations, des ressources humaines et de la transformation organisationnelle. Nous associons l’expérience internationale à un réseau de spécialistes locaux en paie, comptabilité, droit et informatique. Le périmètre et les responsabilités sont toujours convenus.
Pavlo Bodrylov · LinkedIn16+années d’expérience du fondateur
2centres de services partagés créés
6pays de lancement des opérations
≤800salariés dans l’organisation accompagnée
40+bureaux lors des déploiements helpdesk
15+ / 5 000+pays / salariés dans le parcours international
Un seul niveau de qualité.
Le prix dépend du volume, de la complexité et du périmètre convenu. La qualité n’est pas répartie entre Basic, Pro et Premium.
Nous considérons les salariés et changements RH, documents, transactions, entités, pays, modèle de paiement et modules complémentaires. Logiciels et périmètre figurent dans la proposition.
Avant de commencer.
Faut-il confier tout le back-office ?
Non. Commencez par un diagnostic, un projet ou une seule fonction. La suite dépend de vos besoins.
Faut-il changer de comptable ou de logiciel ?
Non. Nous conservons ce qui fonctionne et coordonnons les spécialistes existants. Un nouvel outil doit résoudre un problème précis.
Qui approuve la paie et les paiements ?
Le client conserve les décisions, les données complètes, les validations et le financement. L’exécution des paiements exige des habilitations et contrôles convenus séparément.
Que préparer pour le premier échange ?
Décrivez votre entreprise, votre équipe et les tâches qui prennent votre temps. Que souhaitez-vous améliorer ou déléguer ?
Que souhaitez-vous retirer de votre quotidien ?
Parlons de votre entreprise et des tâches qui vous éloignent de sa direction. Nous trouverons ensemble un point de départ concret.