Všechno čeká na vás.
Platby, nábor i běžný provoz se zastaví bez vašeho rozhodnutí.
OPERFRAME · MANAGED BACK OFFICE
Více podnikání.Méně rutiny.
Vy určujete směr.
My zajišťujeme každodenní chod back office — s jasnou odpovědností a kontrolou.
O CO SE POSTARÁME
- Lidé a mzdy
- Finanční operace
- Procesy a IT
Jeden provozní partner.
Ucelený systém.
Neměli byste být nejvytíženějším zaměstnancem vlastní firmy.
Není jasné, kdo za co odpovídá.
Úkoly se ztrácejí mezi zaměstnanci, účetní a externími dodavateli.
Podklady skládáte ručně.
Dokumenty, tabulky a zprávy nedávají ucelený přehled pro rozhodování.
Firma roste. Administrativa také.
Každý nový tým nebo pobočka přináší další schvalování a opakovanou práci.
Cílem není pomoci majiteli zvládnout více. Cílem je vybudovat firmu, která potřebuje méně každodenního zásahu.
Začněme provozním přehledem firmy.
Operational Review odhalí, které procesy závisí na majiteli, kde se ztrácejí informace a odpovědnost a co změnit jako první.
Domluvit Operational ReviewUž víte, který proces potřebujete řešit? Můžeme začít přímo jeho rozsahem.
OPERFRAME
Operational Review
Operational Review
- Rozhovor s majitelem a klíčovými lidmi
- Přehled mzdových, finančních a administrativních procesů
- Mapa problémů, rizik a rychlých zlepšení
- Priority a praktický plán na 90 dní
- Co ponechat interně, co automatizovat a co předat OPERFRAME
Porozumět. Nastavit. Provozovat.
Zjistit, co vás brzdí
Odhalíme úzká místa, závislost na majiteli a mezery v řízení. Stanovíme priority a praktický plán.
Nastavit funkční systém
Zavedeme procesy, role, rozhodovací pravomoci a digitální nástroje. Naučíme tým v novém systému pracovat.
Převzít dohodnutou agendu
Pravidelné operace s jasnou odpovědností, termíny, kontrolami a přehledem pro vedení.
Dvě klíčové oblasti. Každý den pod kontrolou.
Pravidelné operace s jasnou odpovědností, termíny, kontrolami a přehledem pro vedení.
Mzdové a personální operace
Řídíme proces od změny zaměstnance po kontrolovanou výplatu. Sbíráme a ověřujeme podklady, spravujeme dokumenty, koordinujeme výpočet a kontrolujeme výstupy.
- Pracovní doba, absence a variabilní odměny
- Nástupy, změny smluv, odchody a e-podpisy
- Koordinace externího zpracovatele mezd
- Příprava výplat, pásky a dotazy zaměstnanců
- Měsíční uzávěrka a reporting
Finanční operace
Řídíme tok dokladů, schvalování a plateb mezi firmou, vedením a externí účetní. Hlídáme úplnost, termíny a kontroly od faktury po platbu.
- Centrální příjem a kontrola dokladů
- Schvalovací pravidla a platební kalendář
- Příprava plateb a kontrola splatností
- Pohledávky, odsouhlasení a chybějící doklady
- Koordinace s účetní a daňovým poradcem
Systém, který drží vše pohromadě.
Procesy a znalosti
Role, rozhodovací pravomoci, SOP, znalostní báze a předání týmu.
Systémy a automatizace
Digitální formuláře, e-podpisy, integrace a schvalovací procesy. Nejdříve proces, potom software.
Reporting a kontroly
Přehled pro vedení, KPI, odsouhlasení a kontrola odchylek.
Sdílené služby
Společná provozní pravidla pro více společností, poboček a zemí.
Co se ve firmě změní.
- Běžná rozhodnutí přestanou končit u majitele.
- Bude jasné, kdo odpovídá a kdo rozhoduje.
- Mzdy, platby a dokumenty získají předvídatelný proces.
- Vedení získá pravidelný přehled o termínech a problémech.
- Znalosti nezůstanou jen v hlavách jednotlivců.
- Růst nebude znamenat budování back office od nuly.
Od přehledu ke spolehlivému provozu.
- 01
Diagnostika
Mapa problémů a příležitostí
- 02
Priority
Akční plán s odpovědnými lidmi a termíny
- 03
Zavedení systému
Fungující systém v každodenní práci
- 04
Zaškolení týmu
Tým umí se systémem pracovat
- 05
Provoz
OPERFRAME vede dohodnuté operace.
- 06
Růst
Model se rozšiřuje na nové pobočky, entity a země.
Vaše účetní může zůstat.
Nenutíme vás měnit osvědčenou účetní, daňového poradce ani funkční systémy. Řídíme provozní vrstvu mezi firmou a specialistou. Pro kompletní řešení zapojíme vhodného partnera.
Platby podle dohodnutých pravomocí.
Prepare
Připravíme platební seznam nebo soubor. Platby provádí klient.
Prepare & Approve
Vytvoříme platby v bankovním systému. Schvaluje oprávněná osoba klienta.
Managed Payments
Pouze po zvláštní dohodě: vytváření a provádění plateb v předem schválených limitech.
Managed Payments vyžaduje matici oprávnění, bankovní mandát, oddělení rolí, ochranu proti podvodům, dohodnutou smluvní odpovědnost a pojistné krytí. Klient zajišťuje financování a dohled. Regulované úkony provádí oprávněný specialista; fyzická kontrola hotovosti zůstává klientovi.
Výpočet mezd, účetní, daňové a právní úkony se rozdělují mezi OPERFRAME, klienta a příslušné specialisty podle dohodnutého rozsahu a požadavků dané země. Platební oprávnění se sjednávají samostatně.
Zkušenost, která se dá přenést.
Anonymizované příklady z předchozí praxe zakladatele. Nejde o výsledky nově vzniklé značky OPERFRAME.
Česko · Německo · FrancieRostoucí maloobchodní skupina
Oddělené lokální postupy nahradil společný příjem požadavků, jasné role, digitální formuláře, kalendář a koordinace externích specialistů. Výsledek: opakovatelný model Payroll, Finance a Knowledge Management pro tři země.
Spuštění provozu v 6 zemíchDvě centra sdílených služeb
Roztříštěné podpůrné funkce dostaly společný provozní model, role, SOP, KPI a plán přechodu. Vybudována dvě SSC; spuštěn provoz ve čtyřech zemích EU a dvou mimo EU.
Více než 40 kanceláříService Desk a HR Helpdesk
Různé kanály nahradil jednotný příjem, kategorizace, směrování, eskalace a znalostní báze. Model byl zaveden ve více než 40 kancelářích.
Provozní zkušenost. Společný systém.
OPERFRAME založil Pavlo Bodrylov, odborník na business operations, HR a organizační transformaci. Zkušenosti z mezinárodních společností propojujeme se sítí lokálních mzdových, účetních, právních a IT specialistů. Rozsah i odpovědnosti jsou vždy dohodnuté.
Pavlo Bodrylov · LinkedIn16+let praxe zakladatele
2vybudovaná SSC
6zemí při spuštění operací
≤800zaměstnanců v obsluhované organizaci
40+kanceláří při zavádění helpdesku
15+ / 5 000+zemí / zaměstnanců v mezinárodní praxi
Jeden standard služeb.
Cena odpovídá objemu, složitosti a rozsahu práce. Kvalitu nedělíme na Basic, Pro a Premium.
Zohledňujeme počet zaměstnanců a personálních změn, objem dokumentů a transakcí, počet společností, vybrané moduly a model zpracování plateb. Rozsah služeb a náklady na software domluvíme v nabídce.
Než začneme.
Musíme předat celý back office najednou?
Ne. Můžeme začít diagnostikou, konkrétním projektem nebo jedinou agendou. Další rozsah určíme podle zjištění a vašich potřeb.
Musíme změnit účetní nebo software?
Ne. Zachováme to, co funguje, a zapojíme vaše stávající specialisty. Nové nástroje navrhujeme tehdy, když řeší konkrétní problém.
Kdo schvaluje mzdy a platby?
Obchodní rozhodnutí, odpovědnost za vstupní údaje a financování zůstávají klientovi. OPERFRAME sbírá a kontroluje podklady a připravuje kroky podle dohody. Provádění plateb vyžaduje samostatně stanovená oprávnění a kontroly.
Co připravit na první rozhovor?
Stručně popište firmu, tým a agendu, která vám bere nejvíce času. Řekněte, co chcete zlepšit nebo předat k zajištění.
Co chcete přestat řešit každý den?
Popište firmu a každodenní úkoly, které vás odvádějí od podnikání. Společně najdeme, kde začít.